Mesajın tek bir görevi olsun
Randevu hatırlatması okunduğunda müşterinin üç soruya yanıt bulması gerekir: Ne zaman geleceğim, nereye geleceğim ve bir değişiklik gerekirse ne yapacağım? Kampanya duyurusu, uzun işletme tanıtımı veya birden fazla bağlantı bu temel bilgiyi geri plana itebilir. Mesajınızı belirli bir randevunun bilgilerine odaklayın.
Önce kayıtlı randevunun durumunu kontrol edin. Bekleyen talep için kesinleşmiş gibi yazmayın; iptal edilmiş bir kayda hatırlatma göndermeyin. Bir müşteriye aynı randevu hakkında birkaç kanaldan üst üste mesaj gitmemesi için ekip içinde gönderim sorumluluğunu belirleyin.
Tarih ve saati açık yazın
Yarın öğleden sonra gibi ifadeler, mesaj geç açıldığında belirsizleşebilir. Tarihi ve saati birlikte yazmak daha anlaşılırdır. Birden fazla şubeniz varsa şube adını ekleyin. İlk kez gelen müşteri için kısa adres veya işletme sayfanıza giden bağlantı yararlı olabilir.
Aşağıdaki metinleri göndermeden önce köşeli parantezli alanları doldurun. İsim, tarih, saat ve adresi güncel takvimle karşılaştırın. Otomatik olarak doldurulmadıkları bir araçta şablonu kopyalayıp hemen göndermek, yanlış müşteriye eski saatin iletilmesine neden olabilir. Bir kontrol adımı bu tür karışıklıkları fark etmenizi sağlar.
Bağlantı kullanıyorsanız telefonda açıldığını ve doğru işletme sayfasına gittiğini de deneyin. Müşterinin ek açıklama istemeden ilerleyebilmesi mesajın işini kolaylaştırır.
Dört durum için mesaj örnekleri
İşletmenizin sesine uygun tek bir hitap biçimi seçin. Resmî veya daha sıcak bir dil kullanabilirsiniz; asıl amaç bilginin kolay anlaşılmasıdır. Bu örnekler manuel iletişiminiz için taslaktır ve gönderim yapıldığı anlamına gelmez.
- Randevu onayı: Merhaba [ad], [işletme] randevunuz [tarih] günü [saat] için onaylandı. Yer: [şube veya adres]. Bir değişiklik gerekirse [iletişim yolu] üzerinden bize ulaşabilirsiniz.
- Yaklaşan randevu: Merhaba [ad], [tarih] günü [saat] için planlanan [işletme] randevunuzu hatırlatmak isteriz. Adres: [adres]. Katılamayacaksanız [iletişim yolu] üzerinden bilgi verebilirsiniz.
- Saat değişikliği: Merhaba [ad], sizinle görüştüğümüz randevu değişikliği tamamlandı. Yeni tarih ve saat: [tarih], [saat]. Randevu yeri: [şube]. Güncel bilgilerinizi [randevu bağlantısı] üzerinden kontrol edebilirsiniz.
- Grup dersi: Merhaba [ad], [ders adı] rezervasyonunuz [tarih] günü [saat] için kayıtlıdır. Stüdyo: [şube veya adres]. Katılımınız değişirse [iletişim yolu] üzerinden bilgi vermenizi rica ederiz.
